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為何職場對立、跨部門合作太難?專家傳授溝通2技巧,化解心結

2024-10-11
in 商業周刊
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為何職場對立、跨部門合作太難?專家傳授溝通2技巧,化解心結
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摘要

1. 溝通時如果各自堅持立場,溝通很難兩全,事情也就無法解決。如果可以培養同理心、站在他人角度思考,就有機會順利解決問題。

2. 培養同理心的第一步:觀察辨識。陳述事實,不帶偏見。因為你說的第一句話,會決定接下來的溝通品質。所以必須學會放下情緒和批判用語。

3. 第二步表達感受。除了表達對方的感受,有時也要表達我們自己的感受。因為感受的根源是需要。釐清自己的需要,坦誠告訴對方,對方才知道該如何回應。

只要是人就會有立場,如果各自堅持立場,溝通很難兩全,事情也就無法解決。可見溝通若沒有站在對方的立場思考,沒有同理心,關係必然惡化,衝突因此產生。

「同理心」指的是,在人際交往過程中,能夠體會他人的情緒和想法,理解他人的立場和感受,並站在他人的角度思考以及處理問題。它主要表現包含了控制自己的情緒、換位思考、傾聽能力以及表達尊重等。同理心不一定與生俱來,人人都可以後天學習。

培養同理心,首先要觀察辨識,具體說出你看到什麼、聽到什麼、感覺到什麼,不帶有個人的評論。此階段要辨識對方為何會說出這樣的語言?為何要做出這樣的行為?換位思考,才能放下主觀。

觀察辨識後,再表達感受。把你或對方當下的情緒,適切地表達、反映出來,難過就難過,委屈就委屈,而非一昧的要求對方不要這樣想。

技巧一、觀察辨識,要不帶評論

首先談「觀察辨識」。

我們要觀察辨識引起我們情緒的那些事,陳述事實,不帶偏見。

如果你是位公司主管,你去找部屬,對方剛好不在座位上。當部屬回來時你對他說:「怎麼我每次找你,你都不在座位上?」對方可能會覺得:「不會吧,你昨天來找我的時候,我不是在座位上嗎!」也有人會想:「不是吧,你講話會不會太誇張了,你昨天來找我,我明明就在座位上,哪裡有『每次』?你是瞎了嗎!」

觀察的語言要平鋪直敘,放下情緒和批判用語。這是在開口時,我們必須做好的功課,因為你說的第一句話,會決定接下來的溝通品質。針對上述情形,其實主管只要陳述事實:「我剛才來找你,發現你不在座位上。」

在家裡也是一樣,當太太對先生說:「你幹嘛對我不理不睬。」其實太太本意是希望得到先生的關心。但「你幹嘛對我不理不睬」這句話,讓先生感到不舒服,因為有責怪的意味。

觀察辨識的說法是,太太對先生說:「今天一整天我們兩個人都沒有說到話。」這句話沒有夾帶任何評論,如果你是這位先生,聽到太太這樣說,會不會想,是不是因為太忙了而忽略了太太。

為何我們看到事情,會先評論,用一則菲律賓洗衣精的廣告來解釋。

有位媽媽在校門口等孩子放學,沒想到孩子不但晚出現,身上還沾滿泥巴。此時媽媽腦中的評價劇場開始上演,孩子一定是離開教室後,先跑到操場玩,才把全身弄得髒兮兮。

媽媽正準備開罵時,旁邊牆上的電視播放起一段影片,說明孩子是怎樣弄髒衣服的。原來小朋友經過操場,看見工友伯伯推著載滿東西的三輪車,沉重的三輪車使得工友伯伯不小心手滑跌倒了,東西掉滿地。小朋友看到後飛奔過去幫忙,過程中不小心弄髒了衣服。

廣告裡的媽媽,一開始看到小孩的衣服髒掉了,感到非常生氣,後來知道孩子是為了助人才弄髒衣服,怒火瞬間化為烏有。有些媽媽還因此感動到哭,甚至跟孩子說,衣服髒了沒關係,你做的事情很有意義。為什麼這些媽媽轉變如此之大?因為他們發現,自己看到的,不是全部。

為什麼我們看到事情,大腦會快速評價?其實這是人類能從未知中,存活下來的一種能力。遠古時代,如果你在荒郊野外,聽到附近的草叢發出聲響,又看到黑影幢幢,大腦就會判斷可能有猛獸,無論真假,你下意識就會拔腿狂奔,而不是等真正看清了才動作,免得丟了性命。

但在人際溝通中,如果我們看到黑影就開槍,就有可能會誤傷。最好的方式是,先觀察,不評論,陳述事實就好,這樣才能安全對話。

技巧二、表達感受,讓情緒能交流

接下來是「表達感受」。

表達感受是把你感受到的,無論是你自己或對方的情緒表達出來,使雙方可以在情感上交流。

有天廣告公司的業務小陳,衝到創意部去找設計小義,口氣很急:「欸,你們的稿子到底改好了沒有?客戶一直催我!」「你難道沒跟客戶說,改稿子需要時間嗎?」小義一副事不關己的樣子。

小義的態度,引起小陳的不快:「我當然有說啊!客戶是我們的衣食父母,我當然要反應客戶的意見啊!那不然換你來跟客戶講,還需要多少時間,自己面對客戶看看!」

小義聽完後,也很生氣:「你不要仗著客戶來欺負自己人,這是你們業務的事,不要來煩我,反正我現在交不出來。」雙方你一言我一句,完全沒有交集,事情當然無法解決。

從業務小陳的言語中,我們可以觀察辨識出,他只是因為客戶催稿,所以想知道到底何時可以修改完成,他好給客戶交代。

設計小義可以說:「我聽到你說客戶一直催稿,相信你一定承受很大的壓力。只是我從知道要修改到現在,只有半天時間,我擔心的是,現在交出去的品質,會不符合客戶期待,反而造成你的困擾。是不是可以請你跟客戶再溝通一下,明天中午前我們一定交稿,好嗎?」這樣的說法會比直接回嗆好很多。

回話中的「壓力」、「擔心」、「困擾」都是感受。同理心,就是一個互相溝通心裡感受的過程,除了表達對方的感受,有時也要表達我們自己的感受。

只可惜,從小到大我們都不太談感受,而且越理性的人,越不觸碰感受。我們通常被教導的是,「誰沒有壓力?你擔心有用嗎?困擾又有什麼用?解決問題比較實在吧!」

所以,當你心情好時,練習想想你是「開心」、「滿足」,還是「興奮」。比如說我們參加競賽獲得好成績,我們會感覺到激動;收到老闆的鼓勵,我們的感受是溫暖。

當你心情不好時,可以釐清你是「難過」、「失望」或「痛苦」。比如我們被別人羞辱,我們會覺得難過;老闆對你口出惡言,我們會覺得不好受。

「感受」,是在反映我們內心真正的感覺。

看見同理感受的背後需要

為什麼同理感受這麼重要?

《非暴力溝通》的作者盧森堡博士說:「感受的根源是需要。」我們活在這世上,任何時刻都是有需要的。我們需要水,需要睡眠,需要營養,我們也需要朋友,需要房子。

需要,也包含我們的價值觀,或是對生活的期待。比如我們需要慶祝,我們需要親密關係,需要獨立思考,需要相互依賴。常常抱怨或發怒的人,往往是因為不清楚自己的需要,或是自己的需要沒有被滿足,才會有那些反應。

舉個例子,當媽媽在家煮好晚飯,結果小孩沒有依約準時回家,有些媽媽會生氣:「你難道不知道我做飯很辛苦嗎?」造成用餐氣氛不好。

其實遇到這種情形,根本不需要發脾氣,可以先問自己,有沒有什麼需要要被滿足?如果是不能準時回來需要先告訴你,媽媽可以這樣對孩子說:「你今天早上出門時,說晚上六點要回來吃晚飯。可是我等到七點,你都還沒有回來,也沒有打電話給我,讓我很擔心。我希望你以後若是不能準時,要先打個電話給我,好嗎?」

所以,有時我們的情緒,其實是間接表達我們有需要沒有被滿足,只是我們自己不知道而已。我們應該要釐清自己的需要,坦誠告訴對方,對方才知道該如何回應。

同樣的,職場上有時我們會遇到老闆因為業績不佳,而情緒失控亂罵人,他的需要可能是發洩情緒,希望有人同理他,最好有人可以出主意解決業績問題,這時你只要滿足他的需要就好了。

我們可以這樣說:「老闆,我看到你因為業績不好而發脾氣,我們和你一樣都很不好受。我知道這關係到公司的營運,我們也想把事情做好,但我們現在需要一個平靜的場合,才能討論事情。所以,可不可以先暫停一下,我去幫你倒杯咖啡,我們再一起討論,看要怎麼做才能提升業績,你覺得呢?」

所以溝通時,如果我們可以隨時覺察自己的需要,並體會他人的需要,你會發現,你的同理能力會越來越好。

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