想要每位受邀者踴躍參加會議，有共識的在會議中解決問題，會議發起人就必須在會議邀請中使用「結構摘要」，讓與會者知道開會的目的和原因。

「如果你發給我語焉不詳的開會通知，就不必期待得到回覆。」──佚名人士

想像一下，一位同事來到你辦公桌前，告訴你上午10點去2號會議室開會，隨即轉身就走。他沒有說明是什麼會議，也沒解釋為什麼要你參加。

你會做何感想？你會去開會嗎？

這種情況在職場中很少發生，不過大多數的職場人士的確每天會收到空洞或相關資訊不足的開會通知。

語焉不詳的會議邀請，不僅不禮貌，也是造成工作效率低落的主要原因。根據魯迪克會議（Ludic Meeting）的一項研究顯示，會議效率低落的主因是開會目的不明確，只有1/10的受訪者表示，自己都會收到會議目的；1/3的人表示偶爾才知道，幾乎有1/6的人很少或從來不知道要開什麼會。

貝恩諮詢公司（Bain and Co）的另一項研究報告表示，一般人的工作時數中，平均有15％的時間花在開會上。對於經理和高階主管來說，這個數字升高到35％以上。

我們每天花在會議上的時間那麼多，又缺乏明確的目的，造成許多與會者根本不知道自己為何要參與其中。再者，發出空洞或相關資訊不足的會議通知，也是大多數公司的常態現象。

所幸，會議通知其實很好解決，只要稍加修改「議題框架」，並在每次會議邀請中採用「結構摘要」，就能確保收到會議通知的人都知道開會目的，以及必須參加的原因。

運用會議的「議題框架」表明開會目的

收到會議通知、卻不清楚開會目的，等於不知道為什麼要參加會議，也不知道要不要事先準備資料。萬一同時段有其他代辦事項，會很難判定事件的優先順序。

會議通知相當於開啟一場對話。沒有人會突然走到同事面前，不提供背景脈絡和出席原因，就要求對方在特定時間去某地開會。如果你不會做這種事，也請不要在溝通郵件的時候這麼做。

每位受邀參加會議的人，都想了解開會的目的和預期結果。會議結果可能是做某個決定、讓與會者更了解某項專案的情況、集思廣益一些創意點子、有共識的解決方案等，不管想達成什麼結果，每位與會者都應該事先知道。

議題框架不但是面對面溝通的好幫手，也適用於會議邀請通知，只要在關鍵訊息部分加上2個新要素就好了，如圖示：

• 背景脈絡：表明在主旨欄中。
• 溝通意圖：表明在主旨欄中。
• 關鍵訊息換成2個新的項目：
  • 會議目的：一句話說明召開會議的目的。
  • 會議結果：一句話說明會議的預期結果或產出。

在說明「會議預期結果」之後，可以附加以「結構摘要」撰寫的訊息，簡單的概述會議主題，有助於與會者為會議討論做好準備。

遠距工作、電話和遠端視訊會議的大忌

邀請他人來參加會議很容易，點幾下滑鼠，邀請信就發送出去了。再加上，隨著遠距工作和電話、遠端視訊會議的增加，參加會議的人數不再受限於場地大小，大大減少了必須實際出席會議的限制，於是我們的行事曆充斥著一堆不太相關的會議。

轉發會議邀請不是什麼問題，但轉發空洞或不明確的邀請就是大問題了。收件人收到語焉不詳的會議邀請，不是轉而向會議召集人詢問更多訊息，就是選擇性忽視會議。不管是哪一種選項，對方都會認定你不是一位優秀的溝通者。

在邀請信中提供明確訊息的另一個好處是，你會減少收到別人詢問會議內容的電子郵件量。

透過「交談確認點」來減少不相關的會議

即使你在會議邀請信中清楚介紹、說明會議資訊，有些收件人也不見得會看，這種情況比你想像的還常發生。

這些人很有可能來開了會，卻從頭到尾都納悶自己為什麼被邀請與會，如果你沒辦法從與會者那裡得到預期的結果，對雙方來說都是浪費時間。這種情況也會讓人覺得你不是一位優秀的溝通者。

在會議現場介紹了「議題框架」和「結構摘要」之後，不妨再補充「交談確認點」：

• 提供適當時機，讓與會者針對會議目的、背景或摘要訊息提問。
• 確認在場人士都是會議的相關者。
• 讓不相干的人選擇是否離開會議。

前2項益處非常顯而易見，第三項你可能會問，找人來開會已經很不容易了，為什麼要給人機會離開會場呢？

如果你在職能分工明確的專業環境中工作，人人對自己的行為和成果負責，那麼每個人應該都有能力判斷自己是否可以從會議中獲益，或是對會議結果有所貢獻。其中的關鍵在於，為受邀的與會者提供足夠的訊息，使他們能夠做出明智的選擇。

會議開場介紹之後，利用交談確認點讓人們有機會退出，最簡單的方法是直說：「如果這些議題與你的工作無關，請隨意離開，不必客氣。」

透過議題框架，再加上結構摘要提供充足的訊息，出席會議的人可以評估會議內容與工作的切身程度，自行決定是否有必要繼續留下來。

這話聽起來有點不可思議，你可能認為大家都會離開。好吧，或許的確會走掉1、2個人，但是大多數人都會留下來。離開的人選擇把時間花在更有意義的工作上，其實對他們和公司都是有利的。

小提醒

老實說，上述的做法不能通用在所有行業或公司體制。有些團隊成員太資淺、缺乏經驗，甚至不具備應有的專業技術，如果你基於某種原因知道哪些人必須參加會議，不妨直接點名他們留下來，你可不希望重要的相關與會者離開會議吧。除此之外，其他人都可以自由選擇。

有些人對於貿然離開會議感到不自在，可能會選擇留下來。如果你知道某人與此會議並不相關，可以明白告訴他們，甚至直接詢問他們想不想要離開。但務必給出明確的理由。

例如：「嗨～金，今天會議的內容與你的工作團隊不太相關。如果你想留下來參與討論，我很歡迎，但若是你想離開，我也不會介意喔。」有時他們會趁機離開，有時會選擇留下，都無所謂，重點在於你不強求別人留在會議中，因此沒有人會指責你浪費他們的時間。

召開定期例行會議的時候，這種做法很有效，因為每次會議討論的主題可能有所不同，並非所有出席者都能從當週會議主題中獲益。運用交談確認點給別人善用時間的機會，他們會心存感激。

運用交談確認點還有另一項好處，我發現讓出席者自行選擇是否參與，反而可以提高討論的參與度。

書籍簡介

《財星百大企業搶學的1分鐘GPS溝通術》：商周store、博客來

• 作者：克里斯．范寧（CHRIS FENNING）
• 譯者：何玉方
• 出版社：商業周刊
• 出版日期：2023/03/02

作者簡介

克里斯・范寧（CHRIS FENNING）

知名企業溝通顧問，專門協助職場人士提高溝通效能。在過去15年裡，范寧將自己「第一分鐘溝通技巧」應用於新創企業、英國富時指數100大企業到財星500強公司等商業團隊，如科技巨頭谷歌、獵人頭公司TEKsystems、醫療保險公司Anthem。他撰寫的書籍和線上課程已經在百餘國家協助2萬多次職場溝通，實驗證明確實有效。

更多資訊請上 chrisfenning.com/

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